おすすめの障がい福祉ソフトをご紹介します。

障がい福祉ソフトとは？できることや主な機能

障がい福祉事業の運営において、給付費請求や記録作成は煩雑になりがちであり、スタッフの業務負担が大きくなってしまうことも珍しくありません。

障がい福祉ソフトは、これらのさまざまな業務をデジタル化し、効率化を図るために開発されたシステムです。ここでは、そんな障がい福祉ソフトの概要や主な機能をご紹介します。

障がい福祉ソフトとは

障がい福祉ソフトとは、「障害者総合支援法」などに定められた障害福祉サービスを提供する事業所が、業務を効率的に進めるために導入するソフトウエアを指します。たとえば、訪問介護や放課後等デイサービスといった障がい福祉事業所で活用されています。

このソフトを導入する目的は、介護給付費や訓練等給付費の請求業務、利用者のケース記録の作成などをデジタル化し、簡略化することです。従来の紙やExcelで行っていた作業を置き換えることで、請求業務の煩雑さや記録の転記にかかる手間、従業員の負担といった課題を解決し、最新の法改正に対応した状態で業務を進めることを可能にします。

障がい福祉ソフトでできること・主な機能

障がい福祉ソフトの機能は製品によってさまざまですが、多くのソフトに共通する代表的な機能を中心に、その具体的な内容を解説します。

計画業務の支援

利用者の特性や障がいの状況を踏まえた個別支援計画の作成をサポートします。テンプレートやフォーマットが用意されているため、必要なデータを入力するだけで計画書を容易に作成できます。

さらに、作成した計画書に基づき、モニタリングの管理を支援する機能や、見直し時期をアラートで知らせる機能を持つソフトもあります。

給付費請求処理

障がい福祉サービスでは、毎月サービス提供実績を基に国保連への給付費請求を行う必要があり、とくに利用者の収入に応じた負担上限額の計算が複雑です。ソフトを導入することで、日々の実績を入力するだけで請求データが自動作成されるため、手作業による入力時間の削減や、計算ミス・書類不備による返戻のリスクを防ぐことができます。

入金管理

国保連からの給付費の入金状況や、利用者負担分の未収金を管理する機能です。利用者ごとの未収分を正確に把握し、翌月の請求に上乗せして請求できる機能を持つソフトもあり、入金漏れの防止に役立ちます。

利用者ケース記録・サービス提供記録

利用者の日々の心身の状態や、提供したサービスの内容を記録する機能です。テンプレートやフォーマットを利用して容易に入力でき、一度入力したデータはほかの書類にも反映されるため、転記の手間が大幅に削減されます。また、記録内容はスタッフ間で共有できるという特長もあります。

勤怠・スケジュール管理

スタッフの出勤や退勤、有給休暇などの勤怠管理を一目で把握できるようにします。また、訪問サービスがある場合には、利用者とスタッフの訪問予定を管理できます。

ソフトによっては、訪問や通所の予定に加え、バイタルや食事、運動といった生活記録を残せる機能を兼ね備えているものもあり、シフト作成の支援機能がついているケースもあります。

給与計算

スケジュールや勤怠の実績データを基に、スタッフの給与計算を行う機能です。障がい福祉サービスのサービス体系に沿った複雑な給与計算に対応しており、サービス種別によって項目を細かく設定できるものもあります。

会計

社会福祉法人の法人形態に特有の会計基準に対応している機能です。障がい福祉事業では、つねに法改正や会計基準の変更があり得るものの、ソフトが自動で情報更新を行ってくれるため、更新漏れを防ぎ、適切な会計処理をサポートします。

業務日報管理

その日に取り組んだ業務内容を報告する業務日報の作成を支援し、サービス提供記録や実績記録表と合わせて一元管理できます。送迎などで外出が多い場合でも、ソフト上で直接提出や管理が可能となり、手書きやExcelでの管理が難しいケースの負担を軽減します。

欠席対応

利用者の欠席時に必要な相談援助の実施を管理する機能を持つソフトもあります。欠席時対応加算の算定要件や、1人の利用者に対する月当たりの算定回数（月4回まで）を超過しそうになった際にアラートで知らせてくれる機能を持つソフトもあります。

障がい福祉ソフトのメリット・デメリット

障がい福祉ソフトの導入は、事業所の運営にとってさまざまなメリットがありますが、それと同時に知っておきたいデメリットも存在しています。導入後に後悔しないためにも、そして導入を成功させるためにも、これらを総合的に把握し、自事業所に合ったソフトを選ぶことが大切です。

障がい福祉ソフトを導入するメリット

障がい福祉ソフトを導入することで、事業所は多くのメリットを感じられます。まずはそんなメリットについて見ていきましょう。

事務作業の効率化

障がい福祉ソフトのとくに大きなメリットは、事務作業の効率化です。日々のケース記録やサービス提供実績を一度入力するだけで、国保連請求に必要な書類や、利用者向けの請求書にデータが自動的に反映されるため、記録の転記や突合といった手間が不要となり、毎月月初に発生する請求業務にかかる時間を大幅に短縮できます。

サービスの質の向上と安定化

ソフトの導入は、サービス提供の質を安定させ、向上させることにもつながります。利用者の記録がデジタルで一元管理されるため、スタッフはいつでも必要な情報を参照できます。

スマートフォンやタブレット端末からも記録が入力できるため、事業所へ戻ってからパソコンに向かう手間がなくなり、記録漏れの防止や、記録時間の短縮が図れます。

これにより、担当者ごとの記録のばらつきがなくなり、業務の属人化を防ぐことができます。これによって生まれた時間の余裕を、利用者のサービス内容の見直しや利用者対応などに充てることができ、結果として利用者やご家族の満足度向上につながります。

法令遵守への対応力向上

福祉業界では、障がい者総合支援法をはじめとする法令や報酬制度が社会の状況に応じてつねに改正されます。たとえば、特定事業所加算の組み込みや、就労支援事業所の報酬制度の変更といった改正を、事業所側が手動で把握し、経理処理に反映させるのは大きな負担です。

とくにクラウド型の障がい福祉ソフトであれば、法改正があった際に自動でアップデートが行われ、算定方法などがシステム側で改定されます。スムーズに最新の制度に則った運営を継続でき、法令遵守も容易になるので、ミスやリスクを軽減できるでしょう。

ペーパーレス化による経費削減

記録のデジタル化により、紙の使用量が大幅に削減されます。記録用紙の印刷費や、ファイリング、保管スペースにかかる棚の購入費といった経費を、長期的に見て大きく削減できるでしょう。

また、大量の記録用紙の保管場所を確保する必要もなくなり、ペーパーレス化が実現できます。記録にかかっていた時間も短縮でき、スタッフの業務負担を軽減できるのもメリットのひとつです。

実地指導への対応の効率化

過去のケース記録データをソフト内で瞬時に検索できるため、実地指導の際に必要なデータをスムーズに取り出すことができます。指導員に対してソフト上でデータを確認してもらうことも可能であり、データの印刷にかかる手間を軽減できます。

人材不足対策への貢献

業務が効率化されることで、少人数でも事業所運営を安定させやすくなります。これは、人材不足が深刻化している障がい福祉業界において大きなメリットです。

また、ITツールを導入している事業所は「効率的で働きやすい職場」として新規採用の際にアピールでき、人材確保のひとつの手段にもなります。

障がい福祉ソフトを導入するデメリット

障がい福祉ソフトの導入は多くのメリットがありますが、導入前に認識しておくべきデメリットも存在します。

初期費用や月額費用がかかる

ソフトを導入する際には、パソコンやタブレット端末の準備や、ネットワーク環境の整備に初期費用が発生する場合があります。また、クラウド型のソフトを選ぶ場合には、通信費に加えて月々の利用料が発生します。

ただし、費用面だけを見るのではなく、業務効率化によって削減できる人件費や、サービスの質向上による利用者の増加といった費用対効果を総合的に検討しましょう。

操作の習得に時間が必要になる場合がある

新しいソフトを使いこなすためには、スタッフが操作方法を覚えるための時間が必要であり、導入直後は、一時的に操作の習得によって業務が煩雑になる可能性があります。導入時の負担を軽減するためには、誰でも分かりやすいUI・デザインを採用しており、充実したサポート体制を持つソフトを選ぶことが重要です。

データセキュリティのリスク

ソフトの導入により、個人情報や利用者の記録データがデジタル化されます。そのため、適切なセキュリティ対策がソフトに施されていない場合、情報漏えいなどのリスクが発生する可能性があります。

導入するソフトがデータ保護やアクセス制限などのセキュリティ機能を十分に備えているかを確認しましょう。

障がい福祉ソフトの費用相場

障がい福祉ソフトの費用相場は、ソフトの導入形態によって大きく異なります。大きく分けて、インストール型とクラウド型の2種類があり、それぞれ相場が異なります。

また、ソフトの機能の充実度やサポート体制、事業所の規模やサービス内容によっても価格帯はさまざまです。

インストール型の費用相場

インストール型のソフトは、施設のパソコンに直接ソフトを導入して使用する買い切りの形式が一般的です。初期費用が比較的高額で、なかには100万円以上かかるケースもありますが、長期的な利用を前提とする場合は、長く使うほどトータルコストが抑えられる可能性があります。

ただし、介護報酬改定時など、制度の変更に伴うバージョンアップが必要になった際には、別途費用が発生する点に注意が必要です。また、複数台のパソコンで使用する場合は、その台数に応じたライセンス料が加算されることもあります。

クラウド型の費用相場

クラウド型のソフトは、インターネットを通じてサービスを利用する形式です。初期費用はインストール型に比べて比較的低額に抑えられているのが特徴ですが、その代わりに月々の利用料が発生します。月額費用は、数千円から3万円程度まで、事業所の規模や選択する機能によって幅があります。

特定のサービスに絞った安価なソフトを導入すると、月々の費用を抑えられますが、利用できる機能が少ない場合があるため、必要な機能がそろっているかを事前に確認することが重要です。クラウド型は、多くの場合、制度改定時のアップデートも自動で行われ、追加費用なしで対応できる点がメリットです。

障がい福祉ソフトを選ぶ際に何を重視する？WEBアンケートで調査しました

ここまで、障がい福祉ソフトの機能やメリット・デメリット、費用相場などについて解説してきました。導入にある程度コストはかかるものの、業務効率化やスタッフの負担軽減、厳格な法令の遵守など、導入のメリットが大きいことが分かります。

しかし実際に障がい福祉ソフトの導入を検討する際、種類も多くどのソフトを選べばよいか迷ってしまう方もいるでしょう。当サイトでは障がい福祉ソフトを選ぶ際に何を重視するかについてのWEBアンケート調査を実施したので、選定の参考にぜひご活用ください。結果は以下の通りです。

第1位は「操作が難しくないか・使いやすいか」でした。障がい福祉ソフトを効果的に使いこなし、業務を効率化するためには、導入後の早い段階でスタッフがソフトの操作に慣れる必要があります。パソコンが苦手なスタッフや年配のスタッフが在籍している事業所でもスムーズに導入できるよう、視覚的に操作できるUI設計や誰にでも分かりやすいデザインのソフトを選ぶとよいでしょう。

第2位は「対応サービスが自社に合っているか」でした。障がい福祉ソフトの中には、幅広いサービス種別に対応しているタイプと、特定のサービス種別に特化しているタイプがあります。どちらか一方のタイプが優れているわけではないので、自社に必要な機能が過不足なく備わっているかを確認し、ニーズに合っているものを選択しましょう。

第3位は「機能が充実しているか」でした。個別支援計画の作成や国保連請求など、ほとんどのソフトに備わっている基本的な機能のほかに、ソフトによってさまざまな機能が装備されています。あまりにもオーバースペックな機能は必要ないかもしれませんが、1つのソフトで自社が抱える業務の課題をオールインワンで解決できるようなソフトを選ぶと、活用の幅が広がるでしょう。

第4位は「サポート体制が充実しているか」でした。導入時や運用中のサポート体制が充実しているかどうかも、障がい福祉ソフト選びにおいて重要なポイントのひとつです。スムーズな導入のためのサポートや、運用中のトラブルに迅速に対応してくれるサービスであれば、障がい福祉ソフトの利用が初めての方でも安心して導入できるでしょう。

第5位は「スマホ・タブレットでも記録できるか」でした。一部の障がい福祉ソフトでは、スマートフォンやタブレットで操作できるものもあります。そのようなソフトであれば、パソコン操作が苦手なスタッフにとっても使いやすいのはもちろん、移動中や外出先でも入力作業をすることができ、記入漏れやスタッフの負担軽減になるでしょう。

アンケートの結果は以上です。ここからは、障がい福祉ソフトを選ぶときの比較ポイントについてより詳しく解説していきます。

障がい福祉ソフトを選ぶときの比較ポイント

数多くの障がい福祉ソフトのなかから、自事業所の運営形態やニーズに最適なものを選ぶためには、複数の視点から比較検討することが重要です。とくに、導入する目的や予算は事業所によって異なるため、機能や操作性、サポート体制などを多角的に評価し、適したソフトを見極めましょう。

対応サービス

障がい福祉ソフトを選ぶ際には、自事業所の提供するサービスに対応しているかを確認することが必須です。ソフトは、請求や記録といった一部機能に特化した特化型と、勤怠管理や給与計算まで幅広くカバーする総合型に大別されます。

ソフトによって対応しているサービス種別（居宅介護、放課後等デイサービス、就労継続支援など）が大きく異なるため、とくに自事業所が現在運営している、あるいは将来的に展開を予定しているすべてのサービス種別に対応しているかを確認しましょう。対応範囲の広さだけで判断するのではなく、自事業所の必要な機能を洗い出し、それらを過不足なくカバーできるソフトを選ぶことが大切です。

機能

業務の効率化を達成するためには、ソフトに搭載されている機能も比較したいポイントのひとつです。主な機能には、国保連請求や利用者向け請求、計画書作成、ケア記録作成がありますが、これ以外にも多くの機能が搭載されているものであれば活用の幅が広がります。

ただし、不要な機能が多すぎると使いこなせない可能性もあるため、まずは導入する事業所の業務の洗い出しを行い、どの業務にとくに時間を要しているかを把握し、それをサポートできる機能が備わっているかを確認しましょう。

操作性・使いやすさ

ソフトを導入しても、現場のスタッフが使いこなせなければ、業務効率の向上にはつながりません。そのため、誰でも簡単に使えるソフトであることが重要なポイントです。たとえば、ケアの合間に端末から記録を行うことがメインとなるため、音声入力や選択式による入力の機能があると便利です。

また、画面の見やすさも大切です。ケアに必要な情報が一目で把握できる視覚的に分かりやすいUIになっているか、情報量が多すぎたり、少なすぎたりしないかをチェックしましょう。導入前にデモンストレーションや無料体験版を利用し、実際にソフトを使用するスタッフが直感的に操作できるかを確認するのがおすすめです。

スマホ・タブレットへの対応有無

訪問サービスの有無や、事業所内での移動の多さによっては、スマートフォンやタブレット端末からソフトへアクセスできるかどうかが、業務効率に大きく影響します。クラウド型のソフトであれば、インターネット環境さえあれば、離れた場所からでもデータにアクセスし、記録入力や情報共有が可能です。

移動中や外出先で、利用者のバイタルやサービスの提供内容をその場で入力できるソフトは、記録漏れの防止や、事業所へ戻ってからの転記作業を不要にし、スタッフの負担軽減につながるでしょう。現場で動いているスタッフが多い事業所にとっては、時間と場所を選ばずに利用できるマルチデバイス対応のソフトがおすすめです。

サポート体制

ソフトの導入開始時や、日々の業務で操作方法が分からない場合やトラブルが発生した際に、迅速に解決できるサポート体制が整っているかは、安心して利用を継続するうえで非常に重要なポイントです。とくに、パソコン操作に不慣れな職員が多い場合は、操作説明の有無や質が、今後の業務に大きく関わってきます。

低価格のソフトの中には、マニュアルや動画での説明のみで、研修サポートがない場合もあり、注意が必要です。そのため、データ移行作業のサポート、質の高い操作説明、稼働時間や対応スピードを含めたサポートセンターの有無といったさまざまな点について、事前に確認し、導入後の不安を解消できるようなサポートをしているソフトを選びましょう。

障がい福祉ソフトの導入で業務効率化や負担軽減を実現しよう

障がい福祉業界は、慢性的な人手不足や業務の煩雑さなどで現場で働くスタッフの負担が大きく、その結果利用者が満足できるサービスを提供できていないというケースも少なくありません。

こういった課題を解決するためにも、煩雑な作業を効率化できる障がい福祉ソフトの導入を検討しましょう。操作に不慣れな方でも使いやすいソフトや、機能が充実したソフトを選ぶことで、スムーズな運営を行えるようになるはずです。